Xem Nhiều 1/2023 #️ Khoá Học Word Từ Cơ Bản Tới Nâng Cao, Học Nhanh, Hiểu Sâu # Top 3 Trend | Sachkhunglong.com

Xem Nhiều 1/2023 # Khoá Học Word Từ Cơ Bản Tới Nâng Cao, Học Nhanh, Hiểu Sâu # Top 3 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Khoá Học Word Từ Cơ Bản Tới Nâng Cao, Học Nhanh, Hiểu Sâu mới nhất trên website Sachkhunglong.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Word là phần mềm ứng dụng chuyên nghiệp trong việc Soạn thảo, in ấn các dạng văn bản. Word rất quan trọng không chỉ đối

Giới thiệu về khoá học

Microsoft Word là một trong 3 công cụ không thể thiếu của dân văn phòng bên cạnh và Powerpoint. Nếu bạn đang tìm kiếm một khoá học đầy đủ nhất về Word thì đây là khoá học dành cho bạn:

Thứ nhất: Đây là chương trình được xây dựng bởi Học Excel Online, là kết quả tích luỹ từ những phản hồi của hơn 60.000 học viên trong 1 năm đã tham dự khoá học.

Thứ hai: Bạn sẽ được hoàn lại tiền nếu khoá học không hiệu quả hoặc không như bạn mong đợi

Thứ ba: Đây là khoá học đầy đủ và được support tốt nhất trên internet. Nội dung bài giảng sẽ được update thường xuyên, các câu hỏi của học viên sẽ được giảng viên trả lời trong suốt quá trình học.

Thứ tư: Đây là khoá học được áp dụng phương pháp đào tạo tiên tiến của thế giới, bạn không cần di chuyển đi lại, không bị bó hẹp thời gian, bạn có thể tham gia học bất kỳ lúc nào và thời gian nào.

Thành thạo các công cụ soạn thảo văn bản trong Microsoft Office như

Kỹ năng soạn thảo nhanh

Format chuyên nghiệp và có tính thẩm mỹ

Thành thạo các công cụ soạn thảo của Word

Và nhiều bài tập thực hành ứng dụng thực tế

Vì sao bạn nên chọn khoá học này

Học Excel Online cam kết hoàn lại học phí nếu khoá học không hiệu quả

Các nội dung của Học Excel Online được đầu tư công phu, chất lượng cao, chi tiết, được thiết kế ngoài truyền đạt kiến thức còn giúp học viên phát triển tư duy giải quyết vấn đề

100% học viên được tương tác trao đổi với giảng viên tại phần hỏi đáp về nội dung bài giảng, giảng viên luôn online trong giờ hành chính để trả lời các câu hỏi của học viên.

Giảng viên khoá học

Giảng viên: Ths Nguyễn Đức Thanh, sáng lập và CEO Học Excel Online

Thạc sỹ Chiến lược quản trị thông tin – Đại học Frankfurt, Đức.

Chuyên viên tư vấn giải pháp công nghệ thông tin tại KPMG Đức – 1 trong 4 công ty kiểm toán hàng đầu thế giới.

7 năm kinh nghiệm trong giảng dạy và đào tạo Excel trực tuyến cho VPBank, Vietinbank,…

Chuyên gia tài chính, xây dựng hàng trăm hệ thống báo cáo cho các doanh nghiệp.

Là giảng viên các khoá học Tin học văn phòng khác như:

Nội dung khoá học word:

Hình thức học word online:

Các chương trình tại Học Excel Online là chương trình học online qua video bài giảng. Mỗi bài giảng đều được đính kém theo các bài tập thực hành để học viên vừa học vừa thực hành, học viên có thể trao đổi với giảng viên về các vấn đề trong bài giảng tại phần hỏi đáp của khoá học, 100% câu hỏi đều được giảng viên trả lời đầy đủ.

Soạn Thảo Văn Bản Word 365 Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Giới thiệu khóa học

Tin học văn phòng là một kỹ năng thiết yếu cho mọi người, cho đến nay nó đã trở thành một kỹ năng mềm gần như bắt buộc đối với các nhân viên làm việc trong môi trường công sở văn phòng, thậm chí là sinh viên, học viên đang ngồi học trên ghế nhà trường.

Kỹ năng học tin học văn phòng cũng đã trở thành một tiêu chuẩn tuyển dụng ở nhiều công ty, đặc biệt những vị trí Nhân viên văn phòng, cần xử lý công việc giấy tờ, máy tính, thuyết trình…

Tuy nhiên, rất nhiều người dùng chỉ sử dụng được tối đa 5% các tính năng có sẵn của nó, điều này dẫn đến việc khai thác sức mạnh tiềm năng bị hạn chế rất nhiều, hiệu quả công việc đạt được không cao như tiềm năng vốn có.

Và nếu bạn là:

❗ Sinh viên, học viên muốn học word cơ bản một cách bài bản, chi tiết và đầy đủ nhất hỗ trợ cho việc học tập hiệu quả?

❗ Bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về Word 365 để nâng cao hiệu quả công việc ?

❗ Hay bạn đang luyện thi chứng chỉ tin học văn phòng để tăng khả năng cạnh tranh cho bản thân…. ?

Hãy đến với Khóa học Soạn thảo văn bản Word 365 từ cơ bản đến nâng cao Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Thành Trung. Khóa học cung cấp cho bạn các kiến thức và kỹ năng về xử lý văn bản trên phần mềm Word 365 của Microsoft.

Bạn hoàn toàn có thể tự tin và thành thạo với Word 365.

Một tài liệu được trình bày rõ ràng, đẹp mắt sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng, đối tác, nhà tuyển dụng. Tất cả những gì bạn cần là tham gia khóa học ” Soạn thảo văn bản Word 365 từ cơ bản đến nâng cao” của Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Thành Trung. Chỉ sau 1 khoá học, bạn sẽ thấy kỹ năng soạn thảo word của mình thay đổi vượt bậc.

* Lưu ý: Khuyến khích cài đặt và sử dụng bộ phần mềm Office 365 để học được đầy đủ các ứng dụng mà khóa học cung cấp

Đâu Là Cách Học Word Nhanh Nhất?

1. Các lỗi thường gặp khi sử dụng Word

– Vừa làm vừa định dạng: Không nên như thế vì sẽ gây mất rất nhiều thời gian, hãy định dạng sau khi xong nội dung.

– Ngắt trang không đúng, khi làm xong thì bài nhảy lung tung.

– Sử dụng nhiều font chữ trong nội dung, kích cỡ chữ không đồng đều.

– Đánh số trang không đúng quy định.

– Không trích nguồn hình ảnh, tài liệu tham khảo.

– Sử dụng hình ảnh chất lượng quá lớn làm file Word nặng.

– Bố cục dàn trang không vừa mắt.

2. Cách học Word nhanh nhất

2.1. Sử dụng các phím tắt

Không chỉ trong Word mà cả trong các phầm mềm ứng dụng khác như Excel, Power Point,… việc sử dụng phím tắt sẽ giúp tăng tốc độ lên đáng kể so với sử dụng chuột nhấp chức năng trên thanh công cụ. Đây là một kỹ năng tin học văn phòng quan trọng mà các bạn nên ghi nhớ.

Bạn không cần học hết các phím tắt vì nó quá nhiều. Hãy để ý xem bạn thường làm gì trên thanh cộng cụ, khi để chuột ở đó nó sẽ gợi ý cho bạn phím tắt đấy. Các bạn có thể tham khảo một số phím tắt phổ biến như:

Ctrl + B: In đậm. Ctrl + D: Mở hộp thoại thay đổi font chữ. Ctrl + I: In nghiêng. Ctrl + U: Gạch chân.

Ctrl + E: Căn chỉnh đoạn văn bản đang chọn tại vị trí trung tâm. Ctrl + J: Căn chỉnh đều cho văn bản. Ctrl + L: Căn trái cho văn bản. Ctrl + R: Căn phải cho văn bản. Ctrl + N: Tạo văn bản mới. Ctrl + O: Mở một văn bản mới đã được soạn thảo trước đó. Ctrl + S: Lưu văn bản soạn thảo. Ctrl + C: Sao chép văn bản. Ctrl + X: Cắt một nội dung bất kì trong văn bản. Ctrl + V: Dán văn bản. Ctrl + F: Tìm kiếm từ/cụm từ hoặc đoạn văn bản. Ctrl + H: Chức năng thay thế, thay thế một từ/cụm từ bằng một từ/cụm từ khác. Ctrl + P: In ấn văn bản. Ctrl + Z: Trở lại trạng thái văn bản trước khi thực hiện lần chỉnh sửa cuối cùng. Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái văn bản trước khi sử dụng lệnh Ctrl+Z.

2.2. Tập trung phát triển nội dung trước

Đây cũng là một trong số những cách học Word nhanh nhất. Đừng vội căn chỉnh hình thức, hãy phát triển nội dung cho đầy đủ, chính xác, đúng chính tả, có trích dẫn đầy đủ. Chỉnh lại hình thức không mất quá nhiều thời gian đâu.

– Khổ trang giấy: thường là A4

– Định dạng văn bản: khi nào in đậm, in nghiêng.

– Định dạng hình ảnh: không nên để chênh lệnh nhau nhiều về kích thước.

– Định dạng lề

– Định dạng số

Nếu cảm thấy có quá nhiều thứ để nhớ thì có một cách học word nhanh nhất để bạn có thể định dạng văn bản đúng chuẩn. Đó là sau khi định dạng xong bạn hãy gộp chung chúng lại thành một Template của riêng mình và bạn sẽ không cần phải lặp lại các thao tác đó nhiều lần nữa.

Nâng Cao Chất Lượng Quản Lý Văn Bản Tại Trường Tiểu Học Cảnh Thụy

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này, trước hết tôi xin chân thành gửilời cảm ơn tới quý thầy cô của khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trường Đạihọc Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã trang bị cho tôi nhữngkiến thức đầy đủ để giúp cho quá trình thực tập của sinh viên không bị ngỡ ngàngvà tự tin với kiến thức mà tôi đã được học tại trường.Tôi xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo thạc sĩ Trần Thu Phương đã tận tìnhhướng dẫn tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.Bên cạnh đó tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các đồng chí lãnh đạovà tập thể cán bộ giáo viên của trường Tiểu học Cảnh Thụy nơi tôi thực tập đãtận tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành bản khóa luận tốtnghiệp.Mặc dù đã cố gắng nhưng bản Khóa luận tốt nghiệp không tránh khỏinhững thiếu xót, hạn chế nên tôi kính mong nhận được sự quan tâm, góp ý vàchỉ bảo của thầy cô để bản báo cáo khóa luận được hoàn thiện hơn.Tôi xin chân thành cảm ơn!Bắc Giang, ngày 25/6/2016Sinh viên

Lương Thị Bình

LỜI CAM ĐOANTên tôi là: Lương Thị BìnhSinh viên lớp: Đại học liện thông – Quản trị văn phòng K13a Bắc Giang,trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên.Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp: ” Nâng cao chất lượng quản lý vănbản tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy – huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang” đây làcông trình nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫn của thạc sĩ Trần ThuPhương. Các nội dung nghiên cứu, kết quả thu được trong đề tài này là trungthực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Các tài liệu trong luậnvăn được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, cótính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã đượccông bố, các website.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệmvề nội dung khóa luận của mình.Người viết khóa luậnSinh viên

Lương Thị Bình

2

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ………………………………………………………………………………………………………………………….. 1CHƯƠNG 1 ……………………………………………………………………………………………………………………………… 5TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE EXCEL………. 51.1 TổNG QUAN Về QUảN LÝ VĂN BảN ………………………………………………………………………………………… 51.1.1 KHÁI NIệM VĂN BảN ……………………………………………………………………………………………………….. 51.1.2 VAI TRÒ VÀ CHứC NĂNG CủA VĂN BảN………………………………………………………………………………. 61.1.2.1 VAI TRÒ CủA VĂN BảN ………………………………………………………………………………………………….. 61.1.2.2 CHứC NĂNG CủA VĂN BảN. ……………………………………………………………………………………………. 61.1.3 PHÂN LOạI VĂN BảN………………………………………………………………………………………………………… 71.1.4 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN …………………………………………………………………………………………… 8

1.1.4.1 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ĐI …………………………………………………………………………………….. 81.1.4.2 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ĐếN ………………………………………………………………………………….201.2 PHầN MềM MICROSOFT EXCEL ………………………………………………………………………………………….261.2.1 KHÁI NIệM Về CÔNG NGHệ THÔNG TIN………………………………………………………………………………261.2.2.1. GIớI THIệU Về EXCEL ………………………………………………………………………………………………….271.2.2.2 LợI ÍCH CủA EXCEL ……………………………………………………………………………………………………..281.2.2.3 CÁC CHứC NĂNG CHÍNH CủA EXCEL ……………………………………………………………………………..30CHƯƠNG 2:…………………………………………………………………………………………………………………………….31THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH THỤY ……………………..312.1 GIớI THIệU KHÁI QUÁT Về CƠ Sở THựC TậP …………………………………………………………………………..312.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Trường TH Cảnh Thụy …………………………………………………312.2 THựC TRạNG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN TạI TRƯờNG TIểU HọC CảNH THụY ………………………….362.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi………………………………………………………………………………441.2.2

Quy trình quản lý văn bản đến ……………………………………………………………………….46

2.3 NHữNG TồN TạI VÀ HạN CHế TRONG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN CủA NHÀ TRƯờNG ………………..482.4 MộT Số GIảI PHÁP NHằM NÂNG CAO CHấT LƯợNG QUảN LÝ VĂN BảN TạI TRƯờNG TIểU HọC CảNHTHụY. …………………………………………………………………………………………………………………………………..502.4.1 XÁC ĐịNH RÕ THẩM QUYềN BAN HÀNH VĂN BảN …………………………………………………………………502.4.2 ĐảM BảO Về TRÌNH Tự, THủ TụC QUảN LÝ VĂN BảN………………………………………………………………512.4.3 NÂNG CAO TRÌNH Độ CÁN Bộ SOạN THảO VÀ QUảN LÝ VĂN BảN …………………………………………….51CHƯƠNG 3:…………………………………………………………………………………………………………………………….53ỨNG DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH THỤY .533.1 VAI TRÒ CủA CÔNG NGHệ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN………………………………….533.2 KHÁI QUÁT Về PHầN MềM MICROSOFT EXCEL ………………………………………………………………………..543.3 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN TạI ĐƠN Vị …………………………………………………………………………573.3.1 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ĐI ……………………………………………………………………………….593.3.2 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ĐếN. ……………………………………………………………………………613.3.3 MộT Số CHứC NĂNG CHÍNH CủA CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ………………………………………….633.3.3.1 CHứC NĂNG THốNG KÊ VĂN BảN ……………………………………………………………………………………..633.3.3.2 CHứC NĂNG XEM TÀI LIệU ĐÍNH KÈM ……………………………………………………………………………….653.3.3.3 CHứC NĂNG CHọN LọC THÔNG TIN …………………………………………………………………………………..663.3.4 CÁCH Sử DụNG CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN TRÊN EXCEL ………………………………………………673.4KếT QUả ĐạT ĐƯợC ……………………………………………………………………………………………………70KẾT LUẬN………………………………………………………………………………………………………………………………72TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………………………………………………………………73

3

DANH MỤC HÌNH ẢNHHình 1.1 Mẫu dấu đến……………………………………………………… 21Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Cảnh Thụy………….. 35Hình 2.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi……………………………………. 39Hình 2.3 Mẫu trình bày đăng ký sổ quản lý văn bản đi đăng ký văn bản đi…39Hình 2.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến…………………………………. 42Hình 2.5 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến……………………………….42Hình 26 Quy trình quản lý văn bản đi……………………………………… 44Hình 2.7 Quy trình quản lý văn bản đến…………………………………….. 46Hình 3.1 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản trên exel……………58Hình 3.2 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản đi………………….59Hình 3.3 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản đến…………………61Hình 3.4 Chức năng thống kê văn bản……………………………………… 64Hình 3.5 Chức năng xem tài liệu đính kèm……………………………….. 65Hình 3.6 Chức năng lọc tìm văn bản………………………………………..66

4

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

01

GD&ĐT

Giáo dục và Đào tạo

02

TH

Tiểu học

03

CBVT

Cán bộ văn thư

04

BGH

Ban giám hiệu

05

VB

Văn bản

06

CNTT

Công nghệ thông tin

07

CBGV

Cán bộ giáo viên

5

LỜI MỞ ĐẦUHiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước quảnlý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâmmột cách đúng mức. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ranhững chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sựnghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do nhữngyều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lívăn bản. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thểkhông coi trọng công tác này.Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiếttrong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp vàtruyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thưđã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu đượcđối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽcó ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt,tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trongcông cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địaphương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thưtrong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin họctrong công tác văn thư.Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhànước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phụcnhư:Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin dolượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin còn nghèonàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứngđược nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác.

1

Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạngchỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm,mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăngtrên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thôngtin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành vănbản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau.Quản lý văn bản tốt sẽ tạo ra tài liệu lưu trữ là nó di sản văn hoá đặc biệtcủa dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vịngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tạinhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống cho nêngặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được.Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùngquan trọng, trong đó có công tác quản lý văn bản. Nhận thức được tầm quantrọng của việc tin học hóa trong công tác quản lý văn bản và tìm ra giải phápgiúp cơ quan, tổ chức trong việc quản lý văn bản được đơn giản, nhanh chónghơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý văn bản truyền thống bằng hồ sơ, sổsách.Để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rènluyện, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Em xin chọn đềtài: “Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy,huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang” .Mục đích của đợt thực tập là muốn giúp sinh viên tìm hiểu tìnhhình thực tế về công tác văn phòng, công tác văn thư và ứng dụng công nghệthông tin vào quản lý văn bản. Qua đó, sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiếnthức lý luận với tình hình thực tiễn, củng cố và nâng cao nhận thức về nghềnghiệp.

2

3

4

5

6

7

1.1.4 Nghiệp vụ quản lý văn bản1.1.4.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản điKỹ thuật trình bày văn bảnKỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy,kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối vớivăn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằngcác phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấymẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạpchí và các loại ấn phẩm khác.Phông chữ trình bày văn bảnPhông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếngViệt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày– Khổ giấyVăn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫuin sẵn (khổ A5).– Kiểu trình bàyVăn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4(định hướng bản in theo chiều dài).Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làmthành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng củatrang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).– Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

8

9

trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghicơ quan chủ quản.– Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặcđược viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặccông nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền,– Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từthông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), ViệtNam (VN.Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chứcchủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡchữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới têncơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằngtừ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợptên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Cácdòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.c. Số, ký hiệu của văn bản– Số của văn bảnSố của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.– Ký hiệu của văn bản– Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bảntheo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặcchức danh nhà nước– Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặcchức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng,ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có

10

d. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản– Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối vớinhững đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiệnlịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó– Ngày, tháng, năm ban hành văn bảnNgày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 vàtháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh códấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.e . Tên loại và trích yếu nội dung của văn bảnTên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từphản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.Số: 72/VTLTNN-NVĐPV/v kế hoạch kiểm tra công tácvăn thư, lưu trữ năm 2009f. Nội dung văn bản– Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:– Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

11

12

đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tốithiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trởlên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗicăn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùngkết thúc bằng dấu “phẩy”.Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì trình bày như sau:– Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chươngđược trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã.Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;– Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòngriêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả – rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngaydưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;– Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ inthường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tựcó dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;– Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau sốthứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trênmột dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng;– Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theothứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữcủa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục,khoản, điểm thì trình bày như sau:

13

– Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bàyngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;– Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và đượctrình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàngvới số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;– Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau sốthứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trênmột dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng, đậm;– Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,chương, mục, điều, khoản, điểm.g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền– Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thaymặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂNTM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữviết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:KT. CHỦ TỊCHPHÓ CHỦ TỊCHKT. BỘ TRƯỞNGTHỨ TRƯỞNGTrường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó kýthay cấp trưởng;– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vàotrước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

14

TL. BỘ TRƯỞNGVỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘTL. CHỦ TỊCHCHÁNH VĂN PHÒNG– Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủyquyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:TUQ. GIÁM ĐỐCTRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘChức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký vănbản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủnhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giámđốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quyđịnh như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơquan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổchức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quyđịnh cụ thể bằng văn bản.Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổchức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy địnhchức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnhđạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồngkhông được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh củangười ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơquan, tổ chức.– Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bảnĐối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi họchàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bảncủa các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang đượcghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

15

16

17

18

trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết địnhlập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao.b. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đếncác cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản.Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:c. Chuyển phát văn bản qua bưu điện.Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lậpsổ chuyển giaoTheo dõi việc chuyển phát văn bản đi.Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi– Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theodõi, thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảođảm văn bản không bị thất lạc, mất mác– Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không cóngười nhận hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyểnngay cho đơn vị soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢNĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra.– Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho ngườiđược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.Lưu văn bản đi.Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành,quản lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tạiđơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ quan.

19

20

Bạn đang xem bài viết Khoá Học Word Từ Cơ Bản Tới Nâng Cao, Học Nhanh, Hiểu Sâu trên website Sachkhunglong.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!