Top 9 # Cách In Văn Bản Excel Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 1/2023 # Top Trend | Sachkhunglong.com

Cách Ghép Nối Văn Bản Trong Excel 2013

Microsoft Excel 2013 có một số công cụ và tính năng có thể giúp bạn tăng năng suất của mình hoặc giảm thiểu lượng thời gian mà bạn cần phải chi tiêu để nhập dữ liệu. Một cách cụ thể là bạn có thể tận dụng các công thức của Excel là với hàm CONCATENATE. Điều này cho phép bạn kết hợp dữ liệu từ hai ô thành một. Vì vậy, ví dụ, nếu bạn có một bảng thông tin của khách hàng có tên đầu tiên và cuối cùng tách ra thành các tế bào khác nhau, nhưng bạn cần phải kết hợp chúng thành một tế bào cho cái gì khác, sau đó bạn có thể tránh được rất nhiều gõ tẻ nhạt với khả năng CONCATENATE .

Hướng dẫn bên dưới của chúng tôi sẽ cho bạn biết cách sử dụng nó, cũng như một vài cách để bạn có thể sửa đổi nó để thêm khoảng cách hoặc văn bản bổ sung cho dữ liệu hiện có trong các ô của bạn. Nó thực sự là một công cụ mạnh mẽ và tiện dụng để làm quen với, và nó có thể giúp thay thế rất nhiều trong những nhiệm vụ Excel gây phiền nhiễu hoặc tốn nhiều thời gian hơn là bạn có thể phải thực hiện trong quá khứ.

Các bước trong bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng hàm CONCATENATE để kết hợp nhanh dữ liệu từ hai ô. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE để thêm văn bản hoặc số trước hoặc sau giá trị ô. Đây là một cái gì đó tôi thường sử dụng nếu tôi cần phải thêm cùng một văn bản vào một cột của các tế bào và muốn tránh bằng tay gõ tất cả của nó.

Bước 1: Mở bảng tính của bạn trong Excel 2013.

Bước 2: Nhấp vào bên trong ô nơi bạn muốn hiển thị các giá trị được kết hợp.

Bước 3: Gõ = CONCATENATE (A2, B2) nhưng thay thế phần A2 của công thức bằng vị trí ô cho ô đầu tiên mà bạn muốn kết hợp và thay thế B2 bằng ô thứ hai. Sau đó, bạn có thể nhấn Enter trên bàn phím để thực hiện công thức.

Bạn có thể nhận thấy rằng Excel sẽ kết hợp chính xác những gì có trong các ô đó. Trong ví dụ trên, công thức đó sẽ dẫn đến JohnSmith. Thật không may đó không phải là kết quả mong muốn của điều này, vì vậy tôi cần phải thực hiện một điều chỉnh cho công thức. Nếu tôi thay đổi công thức thành = CONCATENATE (A2, “”, B2) thì nó sẽ hiển thị kết quả ” John Smith ” mong muốn. Lưu ý rằng có một dấu cách giữa dấu ngoặc kép trong công thức đó.

Cùng với những dòng này, chúng ta cũng có thể thêm văn bản vào công thức này. Bằng cách thay đổi công thức thành = CONCATENATE (“Mr.”, A2, “”, B2), chúng tôi sẽ có một giá trị ô kết quả là “Mr. John Smith.”

Cách Quản Lý Văn Bản Bằng Excel Hiệu Quả

1. Những văn bản hợp đồng cần quản lý

Văn bản, giấy tờ, hợp đồng, … gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan chia làm 3 loại chính:

Văn bản đến: đối tượng gửi bên ngoài gửi văn bản cho chúng ta làm việc

Văn bản đi: Chúng ta gửi văn bản đi cho đối tượng bên ngoài

Văn bản nội bộ: Sử dụng trong nội bộ, đối tượng bên trong các doanh nghiệp, cơ quan,…

Như vậy chúng ta cần quản lý tốt các văn bản nói trên để tăng hiệu quả trong doanh nghiệp cũng như để giúp cho các cán bộ nhân viên chuyên nghiệp hơn trong cách làm việc.

2. Các bước quản lý văn bản bằng excel

Bước 1: Xây dựng quy trình, quy trình quản lý. Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được văn bản, công việc đang xử lý đến đâu, khi nào hoàn thành.

Bước 2: Xây dựng nhóm đối tượng cần quản lý

Trong công việc này chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng: bên ngoài doanh nghiệp đối tượng nhận công văn đi cá nhân tổ chức là các đối tác ký kết hợp đồng. Hay bên trong cơ quan là các phòng ban, nhân viên.

Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi các danh sách này để đảm bảo: không bị trùng lặp, không mắc sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên excel.

Có thể tham khảo mẫu sau:

Với mỗi trạng thái của công văn đến, chúng ta có thể thiết lập trong chức năng Condititional formatting để tự động thông báo công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý, … để chúng ta có kế hoạch ch những việc này.

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong toàn bộ sổ quản lý công văn, hợp đồng.

Trong đó các công thức thường dùng là:

Vlookup: để tham chiếu theo loại văn bản, mỗi loại văn bản phải đánh số khác nhau.

Countif: để đếm số lần xuất hiện văn bản đó trong sổ. Mỗi lần xuất hiện sẽ cộng thêm một đơn vị.

Cách In Văn Bản Trong Word, Excel, Pdf Chi Tiết Nhất

Bạn là người mới tiếp xúc sử dụng máy in và chưa biết cách in văn bản trong word, excel, pdf. Không biết chọn vào mục nào để in văn bản tài liệu đã soạn xong. Đừng quá lo lắng, mực in Đại Tín sẽ hướng dẫn chi tiết nhất và dễ thực hiện nhất qua bài viết này. Cách in tài liệu và những thông số thiết lập trong hộp thoại in của máy in.

Cách in văn bản trong word 2007 2010 2016

Khi bạn đã soạn xong văn bản trong word 2007 2010 hay 2016. Tiếp theo là tới công đoạn in tài liệu đó ra giấy qua máy in. Việc này rất đơn giãn chỉ cần vài thao tác là bạn đã có thể in được. Tuy nhiên bạn cần phải kết nối máy in với máy tính của mình thông qua cáp kết nối USB. Sau đó cài driver máy in cho máy tính, cách xem máy tính đã cài driver máy in chưa?. Khi tất đã chuẩn bị xong, giờ chỉ việc in để tiến hành in tài liệu thì có 2 cách như sau.

Cách 1: chọn mục print trong khung soạn thảo word.

Ở khung soạn thảo văn bản word nhấp chuột vào tab File.

Sau đó chọn mục Print sẽ xuất hiện hộp thoại in.

Cách 2: Dùng phím tắt Ctrl + P để ra lệnh in

Cách này đơn giãn hơn và nhanh hơn. Cũng ở khung soạn thảo văn bản word 2007 2010 2016 nhấn phím Ctrl + P để xuất hiện hộp thoại in.

Sau đó nếu không cần chỉnh thiết lập gì thì bạn chỉ nhấn vào mục Print để máy in bắt đầu in tài liệu ra.

Nếu máy in không có tín hiệu in, không thấy giấy in chạy ra. Bạn hãy quan sát trong hộp thoại in ở mục Printer, xem có đúng tên máy in mình đang sử dụng không. Nếu không đúng thì hãy chọn lại tên máy in. Cách chọn thay đổi chọn tên máy in khi in trong word.

Giải thích các thiết lập trong hộp thoại in

Khi bạn nhấn Crtl + P sẽ xuất hiện hộp thoại in, với nhiều thiết lập cho bạn lựa chọn. Để bạn hiểu rỏ hơn mực in Đại Tín sẽ giải thích chi tiết tính năng của từng mục này. Hộp thoại in như hình bên dưới.

Mục Copies: Đây là mục số bản in cần in ra. Nếu tài liều cần in ra 2 bản thì ta chọn 2.

Mục Printer: Kiểm tra xem có đúng tên máy in đang sử dụng không. Nếu không đúng hãy nhấp vào và chọn trong dánh sách đúng tên máy in của mình.

Ở mục Setting: Thì có các thiết lập như

Chỉ định số trang cần in. Mặc định in tất cả các trang trong văn bạn thì chọn Print All Pages. Nếu chỉ muốn chỉ định in số trang thì ta nhập vào mục Page. VD: Văn bản có nhiều trang nhưng ta chỉ muốn in 1 trang thứ 3 thì nhập số 3. Hoặc muốn in từ trang thứ 3 đến trang 10, thì nhập 3-10.

Thiết lập in 1 mặt hay in 2 mặt nếu máy in có hổ trợ. Mặc định của máy in thì chỉ in 1 mặt.

Thứ tự bảng in copies: Mặt định là in xong bộ văn bản thứ nhất rồi mới nhân copies lên bộ thứ 2.

Cách in văn bản trong excel 2007 2010 2016 cũng tương tự như trong word. Cho nên các bạn có thể xem lại ở phần trên. Các tính năng thiết lập trong hộp thoại in cũng giống nhau và cách thực hiện ra lệnh in cũng như nhau. Chỉ khác nhau về khung soạn thảo nội dung thôi. Trong excel thì chuyên về bản tính dữ liệu hơn, còn trong word thì chuyên về nội dung văn bản.

Tham khảo cách chọn khổ giấy A4, A5 khi in trong excel.

Hướng dẫn cách in văn bản trong pdf

Mở trình soạn thảo PDF lên sau đó cũng nhấn vào file chọn Print. Hoặc nhấn Ctrl + P để tiến hành in file pdf. Các thông số tùy chỉnh như số trang in, số bản copies cũng tương tự như cách in văn bản word, excel.

Nếu khi ra lệnh in mà cứ hiện thông báo Ouput in file hoặc cứ bắt save file PDF. Thì bạn có thể tham bảo bài viết hướng dẫn cách sửa lỗi máy in cứ bắt save file khi in.

Cách Chuyển Định Dạng Văn Bản Thành Định Dạng Số Trong Excel

Đôi khi chúng ta làm việc với một bảng tính Excel chứa nhiều con số, nhưng lại không thể thực hiện các hàm toán học như cộng, trừ, nhân hoặc chia trên các con số này.

Có một số nguyên nhân gây ra lỗi này nhưng có lẽ phổ biến nhất là các con số này định dạng dưới dạng văn bản thay vì định dạng số nên Excel sẽ không hiểu đây là số để thực hiện các phép tính.

Chuyển định dạng văn bản thành số trong Excel

1) Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi của Excel

Nếu các Cells chứa giá trị hiện thị ký hiệu cảnh báo lỗi ⚠ thì bạn có thể nhấp chuột vào ký hiệu đó và chọn Convert to Number để chuyển về định dạng số.

Định dạng mặc định của tất cả các Cells trong Excel là định dạng General, ở định dạng này Excel sẽ tự động hiểu được Cells chứa giá trị là số hay là văn bản. Tuy vậy, bạn vẫn có thể chọn Cells, cột hay hàng để chuyển các giá trị sang định dạng là số bằng cách chọn định dạng Number hoặc sử dụng định dạng tùy chỉnh để tùy biến cách hiển thị.

Khác với 2 cách trên, cách này bạn sẽ thực hiện lại việc sao chép và dán dữ liệu thông qua công cụ Paste Special:

Đầu tiên, bạn cần Copy Cells hoặc Range muốn chuyển sang số.

Tiếp theo, chọn một vị trí mới và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt +V để mở hộp thoại Paste Special.

Sau đó, chọn Values trong Paste và Add trong Operation.

Chọn OK để thực hiện chuyển đổi.

Text to Columns là công cụ chuyển đổi có sẵn trên Excel và được sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau như tách văn bản, chuyển đổi giữa các định dạng khác nhau…

Để thực hiện, bạn cần chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi sau đó chuyển sang Tab Data và chọn công cụ Text to Columns.

Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard, bạn tích vào Delimited và chọn Next

5) Sử dụng hàm Excel để chuyển sang định dạng số

Cách cách trên chủ yếu thực hiện bằng các công cụ có sẵn trên Excel. Trong nhiều trường hợp bạn cũng có bạn thể sử dụng các hàm để chuyển đổi nhanh và tối ưu hơn.

Mô tả: Hàm VALUE là hàm được dùng để chuyển đổi một chuỗi định dạng văn bản thành một số.

Cú pháp: =VALUE(text)

Trong một số trường hợp, văn bản cần chuyển chứa cả ký tự thì lúc đó các cách trên sẽ không áp dụng được, lúc này bạn cần sử dụng thêm các hàm tách chuỗi như Right, Left, Mid… để thực hiện tách lấy số và sau đó sử dụng hàm VALUE để chuyển về định dạng số.

Đây là một cách khá đơn giản nhưng lại rất hữu ích mà cũng có thể giúp bạn chuyển sang định dạng số. Ví dụ: Để thực hiện chuyển giá trị trong Cells A2 sang định dạng số thì bạn có thể thực hiện phép toán như sau:

Kết luận