Top 21 # Quản Lý Văn Bản Nội Bộ / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 12/2022 # Top Trend | Sachkhunglong.com

Quản Lý Văn Bản Đi, Đến, Nội Bộ / 2023

VT ioDocs – Quản lý Tài liệu, Văn bản đi đến và Hồ sơ cung cấp một giải pháp toàn diện để sắp xếp và tự động hóa tất cả công việc trên. Sản phẩm có nhiều phiên bản đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.

Phân hệ cung cấp các đặc trưng, khả năng sau:

Tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn của pháp luật về quản lý văn bản trong khi vẫn đảm bảo có sự linh hoạt để đáp ứng đặc thù, qui định riêng của doanh nghiệp.

Quản lý tiếp nhận và chuyển giao thư từ, bưu phẩm, sách báo gửi đến doanh nghiệp.

Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết các văn bản, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ tiếp nhận, đăng ký, cho ý kiến, phân xử lý cho đến khi giải quyết xong.

Quản lý toàn bộ quá trình phát hành văn bản, tài liệu doanh nghiệp gửi đi ra ngoài từ soạn thảo, kiểm duyệt cho đến phát hành.

Quản lý quá trình gửi nhận liên thông giữa trụ sở chính và các đơn vị thành viên.

Quản lý toàn bộ quá trình xử lý văn bản nội bộ, tờ trình từ dự thảo cho đến phát hành.

Khả năng thiết lập luồng quy trình kiểm duyệt văn bản, tài liệu, tờ trình với công cụ Quản lý quy trình (Workflow Management) có giao diện đồ họa và trực quan.

Cho phép khai báo và xác định thời hạn giải quyết văn bản (hệ thống sẽ tự động trừ ra ngày nghĩ, lễ) đối với từng loại văn bản theo qui định.

Mô hình tiếp nhận, đăng ký và xử lý tài liệu, văn bản đến rất linh động, đủ khả năng giải quyết và tạo ra xâu chuỗi liên kết dữ liệu của những kịch bản từ đơn giản đến rất phức tạp như sau.

Sản phẩm có nhiều phiên bản để đáp ứng cho quy mô cũng như đặc thù của từng loại hình của tổ chức:

Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình 1 đơn vị.

Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình nhiều đơn vị (Tổng Công ty, Tập đoàn, Công ty mẹ – Công ty con)

Phiên bản dành cho Khối Hành chính Nhà nước.

Phiên bản dành cho Khối Ngân hàng.

Với mô hình nhiều đơn vị, Văn bản đi do một đơn vị gửi qua hệ thống sẽ trở thành Văn bản đến nằm trong hàng chờ văn bản Đến qua mạng của đơn vị nhận.

Hệ thống cung cấp các đặc trưng, tính năng sau:

Giao diện web – Web-based

Hỗ trợ người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt phần mềm tại máy trạm.

Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firework, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như Ipad, Windowns 8.

Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.

Soạn thảo văn bản đi, văn bản nội bộ

Hỗ trợ dự thảo on-line với nhiều tính năng độc đáo như:

Tạo văn bản từ mẫu có sẳn.

Hỗ trợ phối hợp cộng tác soạn thảo.

Tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.

Kiểm tra và phê duyệt

Tùy theo quy trình đã thiết lập, hệ thống sẽ chuyển kết quả giải quyết để kiểm tra và duyệt. Hỗ trợ thiếp lập xử lý song song, tuần tự, không hạn chế số bước.

Hiển thị luồng quy trình xét duyệt trực quan, kèm theo các biểu tượng chỉ rõ ai đã, đang và sẽ xử lý.

Quản Lý Công Văn, Văn Bản Nội Bộ, Quy Trình / 2023

QUẢN LÝ QUY TRÌNH 1. Thiết lập quy trình (workflow)

Thông tin thiết lập

– Khai báo các loại quy trình: Công văn đến, Công văn đi, Văn bản, Báo giá, Hợp đồng, Dịch vụ khách hàng,….

2. Thực hiện quy trình

Khởi tạo quy trình mới

– Cho phép khai báo các loại quy trình cụ thể tương ứng với các loại quy trình đã thiết lập. – Thông tin chi tiết: Số, Thứ tự, Tiêu đề, Trích yếu, Nội dung, Ngày ban hành, Cơ quan ban hành, Ngày hiệu lực, Ngày vào sổ…

Công việc

Mỗi bước xử lý thuộc một quy trình được tự động hóa luân chuyển thành công việc tương ứng (liên kết với mô-đun Quản lý Công việc).

– Hỗ trợ người dùng theo dõi trực quan được tài liệu đang ở đâu, ai đang xử lý. – Hỗ trợ người dùng download tài liệu mẫu để chỉnh sửa, soạn thảo nội dung. – Hỗ trợ người dùng upload tài liệu đã soạn thảo lên hệ thống. – Tự động lưu trữ tài liệu trong thư mục riêng (liên kết với mô-đun Quản lý Tài liệu).

Góp ý

Khai thác quy trình

– Theo dõi, quản lý hoạt động sử dụng, mượn, trả hồ sơ quy trình. – Theo dõi chi tiết theo từng nhân viên, đơn vị sử dụng.

3. Tiện ích

Dữ liệu

– Cho phép nhập dữ liệu (dạng xlsx) vào hệ thống. – Cho phép xuất dữ liệu từ hệ thống dưới dạng xlsx, pdf.

Tính năng

– Hỗ trợ xuất bản quy trình lên website: Chuyển nội dung quy trình thành tin tức. – Cung cấp chế độ kiểm duyệt thông tin: Khởi tạo, Chờ duyệt, Duyệt, Hủy.

Hỗ trợ tác nghiệp

– Hỗ trợ sao chép bản ghi. – Đa dạng tiêu chí tìm kiếm thông tin.

Quản lý quy trình hoạt động của tài liệu, văn bản, giấy tờ, hợp đồng

Tra cứu văn bản, quy trình, hợp đồng theo nhiều tiêu chí tìm kiếm

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Nội Bộ Chuyên Nghiệp Hàng Đầu Tại Việt Nam / 2023

Thực trạng các doanh nghiệp khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ

Thực trạng các doanh ghiệp khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ

Bạn có biết? Doanh nghiệp càng phát triển bao nhiêu thì việc quản lý, lưu trữ những văn bản nội bộ càng đóng vai trò quan trọng bấy nhiêu. Chúng cần mang đến sự giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn để giải quyết công việc được thuận tiện, nhanh chóng hơn.

Việc quản lý tài liệu theo phương thức truyền thống khá rời rạc mất nhiều thời gian khi tìm kiếm

Tuy nhiên, thực tế thì hầu hết những doanh nghiệp vẫn đang lưu trữ văn bản nội bộ theo phương thức truyền thống qua giấy tờ. Vì vậy mà gặp phải vô số những hạn chế khó tránh khỏi:

– Việc quản lý tài liệu không được tập chung, khá rời rạc. Vì vậy mà dẫn đến thất lạc sau thời gian, năm tháng.

– Doanh nghiệp không đi kèm cùng sổ theo dõi, ghi chung nhưng không phân loại, không đánh số thứ tự, văn bản giấy ngày càng một nhiều hơn…. Dẫn đến công tác tìm kiếm tài liệu vừa mất thời gian lại gặp nhiều khó khăn.

– Nhiều phòng ban hay đơn vị phụ trách khác không tra cứu được rõ ràng khiến hiệu suất công việc giảm sút.

– Nếu doanh nghiệp lưu giấy dạng giấy tờ hoặc file word, excel khi phát hiện sai xót sẽ tiến hành xóa, hay chỉnh sửa sẽ gây mất tính bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.

Vậy thì tại sao doanh nghiệp bạn vẫn còn lựa chọn quản lý tài liệu văn bản nội bộ bằng hình thức truyền thống? Tại sao không thử ngay công nghệ quản lý hiện đại trong việc kiểm soát tài liệu lưu trữ chỉ bằng vài cái nhấp chuột, mà tính bảo mật lại cao ?

Hiểu được những “khó khăn” mà các doanh nghiệp đang gặp phải, để đáp ứng những nhu cầu quản lý văn bản nội bộ, FSI đã nghiên cứu và sáng tạo phần mềm quản lý DocEye dựa trên sự thông minh và cải tiến từ những công nghệ đi trước.

Phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye

Phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye

DocEye là phần mềm quản lý văn bản nội bộ do FSI – Công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam hiện nay cung cấp. Phần mềm được xây dựng theo chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và đạt nhiều giải thưởng danh giá: Sao khuê 2016, 2017, 2018 và giải thưởng công nghệ số tiêu biểu Việt Nam 2019, đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp về: Quản lý tìm kiếm chia sẻ tài liệu, dữ liệu không giới hạn không gian, thời gian, khoảng cách; Tạo lập quy trình làm việc dễ dàng theo thực tế hoạt động của khách hàng; Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin

Hệ thống phần mềm quản lý văn bản DocEye được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin văn bản, video, báo cáo, email,… của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Bên cạnh đó, DocEye linh hoạt tùy chỉnh được theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng với quá trình lưu trữ tài liệu, bóc tách thông tin gần như tự động hoàn toàn.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye

– Người dùng dễ dàng xây dựng được kho cá nhân và lưu trữ trên phần mềm.

– Dễ dàng chia sẻ tài liệu tới người sử dụng và các phòng ban khác không giới hạn không gian thời gian

– Thông tin luôn được lưu trữ, mã hóa các file dữ liệu và đặt mật khẩu.

– Hỗ trợ tìm kiếm full text các tài liệu. Và cho phép tìm kiếm tài liệu dựa trên những thông tin đã được bóc tách trước đó.

– Đặc biệt, DocEye có sự tích hợp tính năng 3D, cho phép người sử dụng biết chính xác được tài liệu đang cất giữ trong file cứng nào của doanh nghiệp mà không cần mất nhiều thời gian tìm kiếm. Phần mềm quản lý văn bản nội bộ thông minh DocEye đã được triển khai trên hàng trăm khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc và quốc tế như: Honda Vietnam, FPT, Citicom, Provonce,…

Việc thành công của một doanh nghiệp không chỉ dựa trên đội ngũ, nhân sự có chuyên môn mà còn phụ thuộc vào phong cách doanh nghiệp đang làm. Để hiệu quả, năng suất công việc đạt cao nhất mà không cần bỏ ra quá nhiều thời gian là điều mất bất kì doanh nghiệp nào cũng “khát khao”. Vậy thì tại sao bạn lại bỏ lỡ cơ hội dùng thử DocEye để tiết kiệm thời gian, cũng như nâng cao năng suất lưu trữ văn bản và bảo mật thông tin.

Pháp Luật Trong Quản Lý Nội Bộ Doanh Nghiệp / 2023

Khái quát chung về tư vấn pháp luật trong quản lý nội bộ doanh nghiệp

1. Thếnào là quản lý nội bộ doanh nghiệp?

     2. Phân biệt quản lý nội bộ doanh nghiệp và quản lý/quản trị doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp thường được hiểu như một khái niệm trong quản trị kinh doanh trong những năm gần đây. Quản lý hay quản trị điều hành trong doanh nghiệp nói chung là hành động đưa các cá nhân trong tổ chức làm việc cùng nhau để thực hiện, hoàn thành mục tiêu chung. Phương pháp tổ chức này cho phép người quản lý chia toàn bộ hoạt động của một bộ phận hay doanh nghiệp thành nhiều giai đoạn. Khia chia chức năng hoạt động thành từng phần cho phép việc quản lý có được một bức tranh rõ ràng về các mục tiêu của bộ phận đang hướng tới và làm thế nào để thực hiện được mục tiêu đó một cách hiệu quả nhất. Từ đó, cho phép các nhà quản lý xử lý nhanh chóng các yếu tố ảnh hưởng đến sự mong đợi bên trong hoặc bên ngoài của công ty. Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp. Theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mỗi liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển.

Như vậy, quản lý nội bộ doanh nghiệp là một dạng của hoạt động quản lý, một phần của hoạt động quản lý và là “một trong các yếu tố quản trị công ty”.

3. Tư vấn pháp luật trong quản lý nội bộ doanh nghiệp

Tư vấn trong quản lý nội bộ doanh nghiệp phải đạt được các yêu cầu sau:

Thứ nhất: Bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải gọn nhẹ, linh hoạt để giảm thiểu chi phí công ty: Bộ máy gọn nhẹ không những làm giảm chi phí của doanh nghiệp mà còn làm cho các hoạt động của doanh nghiệp linh hoạt, việc đưa ra các quyết định nhanh và kịp thời với các cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ hai: Tổ chức quản lý nội bộ doanh nghiệp phải bảo đảm khả năng tham gia của chủ sỡ hữu doanh nghiệp phải bảo đảm khả năng tham gia của các chủ sở hữu doanh nghiệp và bảo vệ tốt nhất quyền lợi của họ: Các cơ chế quản lý nội bộ trong doanh nghiệp cần bảo đảm tối đa quyền của các chủ sở hữu bằng cách cho họ các khả năng quản lý doanh nghiệp thông qua cơ chế trực tiếp và gián tiếp. Các chủ sở hữu trực tiếp đưa ra các quyết định quan trọng nhất của doanh nghiệp trong các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên hằng năm, đồng thời ủy quyền cho các thành viên Hội đồng quản trị/Hội đồng thanh viên thay mặt mình đứng ra quản lý doanh nghiệp giữa 2 kỳ đại hội. Bảo vệ quyền lợi cổ đông còn có ý nghĩa là bảo đảm lợi ích của các cổ đông thiểu số trong doanh nghiệp bên cạnh lợi ích của các cổ đông lớn hầu như nắm giữ quyền quyết định chủ chốt cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của quản lý doanh nghiệp là tăng tối đa khả năng quản trị của các chủ sở hữu thông qua các chế định về quản trị điều hành được quy định trong luật doanh nghiệp, đồng thời tăng cường khả năng tự chủ trong điều hành của bộ máy điều hành doanh nghiệp.

Thứ ba: Tổ chức quản lý nội bộ doanh nghiệp phải bảo đảm sự tách bạch giữa quyền sở hữu và quyền quản lý, điều hành công ty. Quản lý nội bộ được đặt trên cơ sở của sự tách bạch giữa quản lý và sở hữu doanh nghiệp. Công ty là của các chủ sỡ hữu (Nhà đầu tư; cổ đông; người góp vốn…), nhưng công ty tồn tại và phát triển được phải có sự dẫn dắt của Hội đồng quản trị, sự điều hành của ban giám đốc và sự đóng góp của người lao động, mà những người này không phải lúc nào cũng có chung ý chí và quyền lợi. Rõ ràng, cần phải có một cơ chế điều hành và kiểm soát để nhà đầu tư, cổ đông, người góp vốn kiểm soát việc điều hành công ty nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.  Quản lý nội bộ doanh nghiệp tập chung xử lý các vấn đề thường phát sinh trong mối quan hệ ủy quyền. Hội đồng quản trị là nơi tập chung quyền lực quản lý của các công ty cổ phần. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Bam giám đốc và phải bảo đảm rằng Ban giám đốc đang tạo ra giá trị được thị trường công nhận. Trong loại hình công ty cổ phần, Ban giám đốc được xem là có tính tư lợi cao nhất. Quản lý tích cực được coi là cần thiết để kiềm chế khả năng lạm quyền của Ban giám đốc cũng như bảo đảm sự gắn kết hiệu quả lợi ích của Ban giám đốc và lợi ích của cổ đông. Bởi vậy, nhiều văn bản pháp luật và các quy định mới đang được soạn thảo nhằm cải cách việc quản lý các công ty cổ phần, trong đó những văn bản pháp luật này được soạn ra để tăng cường sự độc lập của Hội đồng quản trị và tăng trách nhiệm của họ.

Thứ tư: Hội đồng quản trị điều hành phải bảo đảm vai trò độc lập theo chế độ một thủ trưởng với vai trò trung tâm của giám đốc điều hành.  Giám đốc doanh nghiệp là người được chủ sở hữu doanh nghiệp giao cho quyền điều hành doanh nghiệp theo chế độ một thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu về mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng như kết quả của các hoạt động đó; đồng thời được hưởng thù lao tương xứng với kết quả mang lại. Trong ba cấp quản trị doanh nghiệp, Giám đốc là quản trị viên hàng đầu, là thủ trưởng cấp cao nhất trong doanh nghiệp. Giám đốc có quyền ra chỉ thị, mệnh lệnh và mọi người buộc phải tuân thủ. Vì vậy mỗi quyết định của giám đốc có ảnh hưởng rất lớn trong phạm vi hoạt động doanh nghiệp. Bởi vậy, Giám đốc phải là người tập chung được tất cả trí tuệ của mỗi người lao động trong doanh nghiệp, bảo đảm cho các quyết định đứng đắn để đem lại hiệu quả kinh tế cao. Về tải chính, Giám đốc là người quản lý, là chủ tài khoản của hàng trăm triệu, hàng tỉ đồng. Đặc biệt, trong điều kiện hiện nay Giám đốc phải có trách nhiệm về bảo toàn và phát triển vốn, một quyết định sai lầm có thể dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp về kinh tế. Như vậy để thấy rằng, nếu doanh nghiệp là con tầu thì giám đốc doanh nghiệp chính là người thuyền trưởng chèo lái con tầu đó. Cơ chế quản lý nội bộ doanh nghiệp bảo đảm vai trò giám sát của Hội đồng quản trị và chế độ một thủ trưởng với vai trò trung tâm phát huy hết khả năng của Giám đốc điều hành là một cơ chế thành công cho sự phát triển vững bước của doanh nghiệp.