Top 8 # Văn Bản Mới Về Văn Thư Lưu Trữ Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 2/2023 # Top Trend | Sachkhunglong.com

Luật Lưu Trữ Và Các Văn Bản Về Công Tác Văn Thư

Luật Lưu trữ và các văn bản về công tác Văn thư – lưu trữ

1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13: Luat_luu chúng tôi

2. Các Nghị định, Thông tư hướng dẫn công tác Văn thư – lưu trữ:

– Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý sử dụng con dấu: NĐ số chúng tôi

– Nghị định số 31/2009/NĐ-CP về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2011/NĐ-CP: NĐ số chúng tôi

– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư: NĐ số chúng tôi

– Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về sửa đổi bổ sung một số điều của NĐ 110/2004/NĐ-CP: NĐ số chúng tôi

– Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng: TT09 huong dan ve kho luu tru chuyen chúng tôi

– Thông tư số 09 /2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức: TT09BNV Quy dinh ve thoi han bao quan ho chúng tôi

– Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan: chúng tôi

– Thông tư số 09/2013/TT-BNV quy định về việc chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ: chúng tôi

– Thông tư số 04/2013/TT-BNV dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức: TT 04_2013_tt_BNV.doc;

– Thông tư số 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp: thong_tu_16_2014_TT-BNV.doc;

3. Các văn bản hướng dẫn:

– Công văn số 139/VTLTNN-TTTH về việc h ướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng: 139-VTLTNN .doc;

– Công văn số 2959/BNV-VTLTNN về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ: CV huong dan luat luu tru.pdf

4. Văn bản về công tác văn thư – lưu trữ của tỉnh:

– Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND về quy chế văn thư – lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hưng Yên: 16 QC chúng tôi

Quy Chế Về Công Tác Văn Thư Lưu Trữ

PHÒNG GD&ĐT LỆ THỦY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAMTRƯỜNG MN LÂM THỦY Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 45/QĐ-HT Lâm Thủy, ngày 04 tháng 10 năm 2016

HIỆU TRƯỞNG Đã ký Hoàng Thị Cúc

PHÒNG GD&ĐT LỆ THỦY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAMTRƯỜNG MN LÂM THỦY Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Lâm Thủy, ngày 04 tháng 10 năm 2016 HIỆU TRƯỞNG– Pḥng GD; (Đã ký)– BGH trường;– Tổ CM; Hoàng Thị Cúc– Đăng Website;– Lưu VP.

Công Tác Lưu Trữ Văn Bản

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Công tác văn thư là quá trình làm văn bản và tổ chức quản lý , giải quyết các văn bản trong hệ thống các cơ quan . Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp một cách kịp thời , đầy đủ , chính xác những thông tin cần thiết , phục vụ nhiệm vụ quản lý của các cơ quan nhà nước . Công tác văn thư góp phần giải quyết công việc trong cơ quan nhà nhà nước một cách nhanh chóng , chống lại bệnh quan liêu giấy tờ và góp phần cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan nhà nước . Làm tốt công tác văn thư sẽ là phương tiện để bảo vệ bí mật của Đảng và nhà nước . Góp phần gìn giữ , lưu trử hồ sơ, tài liệu , phục vụ công tác trước mắt và nghiên cứu lâu dài .Nội dung của công tác văn thư :a/ Soạn thảo và ban hành văn bản :Soạn thảo văn bản Duyệt bản thảo Đối với những văn bản quan trọng phải hội thảo góp ý kiến ;Đánh máy sao y nguyên bản Ký văn bản b/ Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động cua3cac1 cơ quanQuản lý văn bản đến Quản lý văn bản đi Tổ chức quản lý các văn bản , giấy tờ sổ sách nội bộTổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan c/ Quản lý và sử dụng con dấu :Bảo quản con dấu ;Quản lý và sử dụng con dấu .Tổ chức công tác văn thư: a/ Tổ chức bộ máy cán bộ Đối với cơ quan nhỏ thì bố trí cán bộ kiêm nhiệm . Đối với cơ quan trung bình thì bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách .Đối với cơ quan lớn thí bố trí một tổ làm công tác văn thư Chỗ làm việc của văn thư đặt ở văn phòng cơ quan . Hồ sơ và trang thiết bị làm việc của văn thư cần phải sắp xếp hài hoà . Có khoá bảo quản an toàn b/ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến : Thủ trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến trong cơ quan . Cấp phó của người đứng đầu cơ quan giải quyết công văn theo sự uỷ nhiệm của thủ trưởng . Căn cứ vào công văn người đứng đầu cơ quan giao cho từng bộ phận hoặc cá nhân giải quyết văn bản . Các bước thực hiện như sau :Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo những văn bản quan trọng , khẩn cấp Phân văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân giải quyết Theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy sổ văn bản . Kể cả những văn bản chuyển bằng tay. Văn bản không được gửi vượt cấp . Các văn bản gửi vượt cấp không được giải quyết . Tuy nhiên một số trường hợp ngoại lệ được gửi vượt cấp.

Các văn bản đi -đến trong cơ quan , cán bộ văn thư phải đăng ký , chuyển giao giải quyết chính xác ,nhanh gọn trong ngày . Những văn bản có dấu khẩn thì phải giải quyết ngay. Việc tiếp nhận , gửi văn bản mật phải thực hiện đúng chế độ giữ gìn bí mật nhà nước Khi tiếp nhận , chuyển giao văn bản đi – đến từ người này sang người khác , đơn vị này sang đơn vị khác đều được bàn giao ký nhận rõ ràng Các loại sổ sách đăng ký , chuyể giao văn bản phải the đúng tiêu chuẩn do Cục lưu trữ nhà nước ban hành c/ quản lý văn bản đến : Tất cả các văn bản , kể cả đơn thư, thư do cá nhân gửi đến cơ quan được quản lý theo trình tự:Tiếp nhận văn bản đến : Cac văn bản đến đều phải làm thủ t ục đăng ký . Những văn bản không được đăng ký ở văn thư thì cá nhân , đơn vị không có trách nhiệm giải quyết .Khi tiếp nhận văn bản văn thư cần có trách nhiệm sau:Xem qua bên ngoài của văn bản Chia văn bản theo các loại : Những thư từ , sách báo ,bản tin không phải vào sổ văn bản đến . Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều vào sổ văn bản và chia thành hai loại : Loại phải bóc bì và loại không bóc bì .Loại bóc bì vào sổ : Là những văn bản ngoài lề đề tên cơ quan nhưng không có dấu mật . Việc bóc bì văn bản cần được tiến hành như sau:-Những phong bì có dấu hoả tốc , khẩn , cần bóc trước . Khi bóc tránh làm rách văn bản hoặc mất địa chỉ nơi gửi , mất dấu bưu điện . Khi lấy văn bản cần rà soát xem có còn sót văn bản không , đối chiếu số ,

Ý Nghĩa Của Công Tác Văn Thư Lưu Trữ

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.

Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản trên các lĩnh vực như:

Yêu cầu về phẩm chất chính trị

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Những yêu cầu khác.

Người cán bộ văn thư cơ quan hằng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị. Nói chung người cán bộ văn thư phải có phẩm chất chính trị tốt. Cụ thể là:

Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, và trung thành với các cơ quan và trung thành với chính bản thân mình;

Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào.

Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp là nghĩa vụ của mình.

Người cán bộ văn thư phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên.

Yêu cầu về nghề nghiệp chuyên môn của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, trong đó biểu hiện nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Điều quan trọng đặt ra là không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư. Không thể nói: người cán bộ văn thư giỏi mà không thực hành các nghiệp vụ công tác văn thư một cách thành thạo, có chất lượng và năng suất cao. Qúa trình thực hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.

Tính bí mật: Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:

– Có sự kín đáo.

– Có ý thức giữ gìn bí mật

– Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác.

– Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Nhà nước, bí mật của cơ quan.

Tính tỉ mỉ: Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

– Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v…

– Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.

Tính thận trọng: Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm.

Tính ngăn nắp, gọn gàng: Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến công việc. Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v… Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư.

Tính nguyên tắc: Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v… Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã được quy định không được phép thay đổi quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định. Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.

Tính tế nhị: Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sả kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc. Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan. Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc.

Keywords: chứng chỉ văn thư lưu trữ, học văn thư lưu trữ, văn thư lưu trữ, ý nghĩa của công tac văn thư lưu trữ